คำถาม : “สินค้าคงเหลือ” ในบัญชีแสดงรายการไว้สูงกว่าความเป็นจริงหรือกรณีสินค้าขาดจากรายงาน จะปฏิบัติอย่างไร

ตอบ : สินค้าคงเหลือในการปฏิบัติงานนั้นควรจะต้องมีการวางแผนในการดำเนินการไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนของการรับสินค้าเข้า การเบิกจ่ายสินค้าออกไปเพื่อจำหน่าย หรือเพื่อใช้ในกระบวนการผลิต และขั้นตอนของการตรวจนับสินค้าคงคลัง เพราะในทางปฏิบัติสินค้าคงเหลือเป็นประเด็นที่มักพบข้อผิดพลาดในการจัดทำ ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสูญหาย ขาดจากรายงาน หรือในกรณีอื่น ๆ ที่ทำให้สินค้าคงเหลือแสดงไม่ตรงกับข้อเท็จจริงที่ปรากฎ การดำเนินการในการปรับปรุงแก้ไขรายการนั้น ควรยึดหลักการปฏิบัติทางการบัญชีในประเด็นความมีอยู่จริงของรายการ สินค้าคงเหลือที่ปรากฎอยู่จริงนั้น ควรแสดงยอดตรงกับการบันทึกตัดรายการทางบัญชี กิจการควรทำการตรวจสอบกระทบยอดรายการกับเอกสารการเบิก หรือการสั่งขาย ว่าได้มีการลงรายการครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้ลงบัญชีในอดีต หรือเป็นเหตุการณ์ที่ส่งผลต่อการขาดจากรายงาน

ในที่นี่แยกสาเหตุ และข้อผิดพลาดออกเป็น 4 ลักษณะคือ การไม่รับรู้รายได้ตามข้อเท็จจริง และ/หรือ การบันทึกรายได้แต่มิได้บันทึกต้นทุนขายทันที (กรณีนี้อาจเกิดขึ้นกับการใช้ระบบการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง Perpetual Inventory Method เพราะโดยหลักการการบันทึกด้วยวิธีนี้จะทำการบันทึกต้นทุนขายทันทีที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้าคงเหลือ) หรือ การบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวดด้วยระบบการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด (Periodic Inventory Method) ที่ไม่ได้มีการบันทึกตามข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น หรือ ในกรณีที่สินค้าสูญหาย

ในการปฏิบัติงานเมื่อมีการพบเหตุการณ์ดังกล่าวว่าในอดีตมีรายการนี้เกิดขึ้น การดำเนินการคือการปรับปรุงรายการย้อนหลังในงบการเงินสำหรับรายการ ณ วันต้นงวดบัญชี กรณีสามารถสืบทราบได้ว่าผลต่างในปัจจุบันเกิดขึ้นจากรายการหรือเหตุการณ์ในอดีต วิธีการในการปรับปรุงแบ่งเป็นกรณีได้ดังนี้

กรณีในอดีตพบข้อผิดพลาดทำให้ต้องบันทึกรายการรายได้ให้ครบถ้วน โดยทำการปรับปรุงกับบัญชีกำไรสะสม ซึ่งการจะดำเนินการปรับปรุงควรจะต้องมีการพิสูจน์หลักฐานที่เกิดขึ้นจากการขายสินค้าร่วมด้วย เพื่อให้การรับรู้รายการมีความถูกต้องตามควร ด้วยการ

เดบิต เงินฝากธนาคาร (ในกรณีที่มีการตรวจสอบว่ามีการชำระค่าสินค้ามาแล้ว โดยมีหลักฐานแสดงการรับเงิน) หรือ

เดบิต ลูกหนี้การค้า (ในกรณีที่มีการจำหน่ายไปแล้วแต่พบว่ายังไม่มีการแสดงข้อเท็จจริงถึงการชำระเงิน) หรือ

เดบิต ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ (ในกรณีที่กรรมการมีการนำสินค้านั้นไปใช้เพื่อประโยชน์อื่น หรือนำไปจำหน่ายแต่ยังไม่มีการนำส่งหลักฐานที่พิสูจน์รายการได้)

เครดิต กำไรสะสม (อย่างที่กล่าวมาจะต้องมีหลักฐานที่แสดงถึงการขายในอดีต)

การบันทึกรายการด้านเดบิต นักบัญชีควรทำการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะพิจารณาบันทึกรายการ เพราะหากข้อมูลหลักฐานไม่ครบถ้วนอาจส่งผลกระทบไปยังรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เช่นอาจทำให้เงินฝากธนาคารแสดงยอดสูงไป หรือรายการลูกหนี้การค้าที่ปรากฎไม่สอดคล้องตรงกับความจริงที่เกิดขึ้นของรายการ ทั้งนี้ในการปรับปรุงรายการควรมีการประกอบเอกสารหลักฐานเพื่อพิสูจน์รายการและความถูกต้องของรายการนั้นด้วย

สำหรับกรณีกิจการที่ใช้วิธีการบันทึกรายการด้วยระบบการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง Perpetual Inventory Method สิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อจากการบันทึกรายการข้างต้น จะต้องทำการบันทึกรายการต้นทุนขาย ด้วย แต่เนื่องจากการบันทึกดังกล่าวเป็นเหตุจากในอดีต ทำให้การบันทึกจะต้องทำการตัดรายการกับกำไรสะสมแทน ด้วยการบันทึก

เดบิต กำไรสะสม

เครดิต สินค้าคงเหลือ

สำหรับกรณีกิจการที่ใช้วิธีการบันทึกรายการด้วยระบบการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด Periodic Inventory Method สิ่งที่จะต้องดำเนินการคือการบันทึกตัดกับรายการสินค้าคงเหลือต้นงวด เพราะข้อมูลที่ถูกบันทึกในอดีตไม่ถูกต้องทำให้สินค้าคงเหลือต้นงวดแสดงข้อมูลขัดต่อข้อเท็จจริง ด้วยการ

เดบิต กำไรสะสม

เครดิต สินค้าคงเหลือ (ต้นงวด)

เมื่อนักบัญชีได้ดำเนินการปรับปรุงรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตามวิธีปฏิบัติข้างต้น อีกประเด็นหนึ่งที่นักบัญชีจะต้องดำเนินการคือการปรับปรุงรายการเกี่ยวเนื่องกับเหตุการณ์ในปีปัจจุบัน โดยวิธีการในการปรับปรุงนั้น จะทำเพื่อให้มูลค่าของสินค้าคงเหลือปลายงวดในงวดต่อไปนั้น แสดงข้อมูลที่ถูกต้อง เป็นยอดที่สอดคล้องตรงกันกับการตรวจนับสินค้าคงคลัง ด้วยการบันทึก

เดบิต สินค้าคงเหลือ (ต้นงวด)

เครดิต ต้นทุนขาย / กำไรขาดทุน (ขึ้นอยู่กับการออกแบบผังบัญชีและชื่อบัญชีที่กิจการใช้)

กรณีในปัจจุบัน นักบัญชีตรวจสอบรายการพบว่าข้อผิดพลาดทำให้ต้องบันทึกรายการรายได้ให้ครบถ้วน กรณีนี้ควรต้องทำการสืบหาเพื่อให้ทราบว่ามีผลต่างที่เกิดขึ้นของสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวดเกิดขึ้นในปีปัจจุบันจริงหรือไม่ หรือไม่สามารถสืบหาได้ว่าเป็นผลต่างที่เกิดขึ้นในปีใด นักบัญชีจะต้องทำการปรับปรุงรายการด้วยการ 

เดบิต เงินฝากธนาคาร (ในกรณีที่มีการตรวจสอบว่ามีการชำระค่าสินค้ามาแล้ว โดยมีหลักฐานแสดงการรับเงิน) หรือ

เดบิต ลูกหนี้การค้า (ในกรณีที่มีการจำหน่ายไปแล้วแต่พบว่ายังไม่มีการแสดงข้อเท็จจริงถึงการชำระเงิน) หรือ

เดบิต ลูกหนี้เงินกู้ยืมกรรมการ (ในกรณีที่กรรมการมีการนำสินค้านั้นไปใช้เพื่อประโยชน์อื่น หรือนำไปจำหน่ายแต่ยังไม่มีการนำส่งหลักฐานที่พิสูจน์รายการได้)

เครดิต รายได้จากการขาย

สำหรับกรณีกิจการที่ใช้วิธีการบันทึกรายการด้วยระบบการบันทึกสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง Perpetual Inventory Method สิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อจากการบันทึกรายการข้างต้น จะต้องทำการบันทึกรายการต้นทุนขาย ด้วยการปฏิบัติ

เดบิต ต้นทุนขาย หรือ ขาดทุนจากสินค้าสูญหาย

เครดิต สินค้าคงเหลือ

สำหรับกรณีกิจการที่ใช้วิธีการบันทึกรายการด้วยระบบการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด Periodic Inventory Method กิจการจะยังไม่ดำเนินการบันทึกรายการ แต่จะทำการปรับปรุงรายการมูลค่าสินค้าคงเหลือปลายงวดใหม่อีกครั้ง ด้วยจำนวนที่ถูกต้องจากการตรวจนับ

อ้างอิง : ตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจในการปรับปรุงบัญชี เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด, สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์, 2559.