คำถาม รายการเงินสด ประเด็นจากรายการที่ไม่ครบถ้วน หรือแสดงรายการขัดต่อข้อเท็จจริง

ตอบ ในการประกอบธุรกิจ ผู้ทำบัญชีอาจพบกับปัญหาที่กิจการ มีรายการเงินสดในบัญชีแสดงมากกว่าข้อเท็จจริง ซึ่งเหตุการณ์ดังกล่าวนั้น ผู้ปฏิบัติงานจะตรวจสอบพบเมื่อมีการตรวจนับเงินสด โดยมักจะพบสถานการณ์อยู่ 2 ลักษณะคือ จำนวนเงินที่ตรวจนับได้น้อยกว่าข้อเท็จจริงที่มีการแสดงรายการ หรือเงินที่ตรวจนับได้มากกว่าข้อเท็จจริงที่มีการแสดงรายการ ทั้งนี้ลองมาพิจารณาว่าแต่ละสถานการณ์นั้นจะมีวิธีการจัดการอย่างไร

1.1 กรณีเงินในบัญชีมีมากกว่าข้อเท็จจริง เหตุการณ์ลักษณะเชื่อได้ว่าหลายท่านเคยพบ เพราะเมื่อตรวจนับแล้วข้อเท็จจริงก็คือเงินเหลือน้อยกว่า หรืออาจพูดอีกมุมคือเงินในบัญชี (ตัวเลข) มากกว่าข้อเท็จจริง ซึ่งก็เป็นไปได้ที่มีการนำเงินออกไปใช้แล้วไม่ได้มีการบันทึกบัญชี ซึ่งกิจการขนาดเล็กมักจะพบปัญหาเหล่านี้ที่เจ้าของกิจการมีการนำเงินไปใช้ส่วนตัว หรือยืมเงินไปแล้วไม่ได้มีนำเงินมาส่งคืน สำหรับกรณีนี้วิธีการที่ใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงรายการและแก้ไขข้อผิดพลาด ผู้ปฏิบัติงานด้านบัญชีควรมีการสืบหาข้อเท็จจริงก่อนที่จะทำการบันทึกรายการ อย่างเช่นมีการนำเงินไปใช้ส่วนตัวโดยยังไม่มีการนำเงินมาคืนตรวจสอบพบข้อเท็จจริงดังกล่าว ก็จะบันทึกรายการโดย

เดบิต ลูกหนี้เงินยืมกรรมการ (จัดประเภทรายการนี้เป็นสินทรัพย์)

เครดิต เงินสด (ทั้งนี้ควรมีหลักฐานในการแสดงว่าเงินสดที่มีอยู่นั้นต่ำกว่าเงินสดในบัญชี) การปรับปรุงและแก้ไขข้อผิดพลาด จะทำโดยปรับปรุงย้อนหลังหากเป็นการให้ยืมที่เกิดขึ้นในงวดอดีตที่ผ่านมา *หากรายการข้อผิดพลาดเป็นรายการ ณ วันต้นงวดบัญชีกิจการควรต้องปรับปรุงยอดคงเหลือ ณ วันต้นงวดให้ถูกต้องแม้ว่ารายการดังกล่าวจะไม่กระทบบัญชีกำไรสะสมก็ตาม

สำหรับบางกรณีกิจการอาจมีการคิดดอกเบี้ยที่เกิดจากการกู้ยืมเงิน แน่นอนว่าตามมาตรฐานการบัญชีกิจการควรคำนึงถึงความเป็นไปได้ค่อนข้างแน่ที่จะได้รับเงินจากดอกเบี้ยนั้น โดยต้องทบทวนนโยบายในการรับรู้รายการดอกเบี้ยของกิจการ ซึ่งหลักการที่มักพบว่าผู้ปฏิบัติงานมักใช้ในการพิจารณาไม่ใช่หลักการบัญชีแต่เป็นหลักการทางภาษีอากร ซึ่งการบันทึกรายการเพื่อปรับปรุงข้อผิดพลาดนั้นก็สามารถปฏิบัติได้โดย

เดบิต ดอกเบี้ยค้างรับ (ต้นงวด-กรณีที่ยังไม่ได้รับเงิน)

เครดิต กำไรสะสม (ดอกเบี้ยรับในปีก่อนที่เกิดขึ้น)

*การปรับปรุงลักษณะนี้จะเป็นการปรับปรุงจากเหตุการณ์ในงวดบัญชีก่อน ซึ่งเป็นเพราะยืมกันตั้งแต่อดีตแต่ไม่มีการคิดดอกเบี้ย การรับรู้ดอกเบี้ยในทางบัญชีนั้นผู้ปฏิบัติงานด้านบัญชีควรพิจารณาจากเกณฑ์ทางการบัญชีที่อ้างอิงจากมาตรฐานการการบัญชีฉบับที่ 18 เรื่องของรายได้ หรือรายละเอียดในบทที่ 18 สำหรับกิจการไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ

นอกจากนั้นแล้วยังต้องรับรู้รายการดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นในรอบปีปัจจุบัน ด้วยการบันทึกรายการ

เดบิต ดอกเบี้ยค้างรับ (สำหรับกรณีที่ยังไม่ได้รับเงิน) หรือ เงินสด/เงินฝากธนาคาร (ในกรณีที่รับเงินแล้ว)

เครดิต รายได้ดอกเบี้ย (ซึ่งเป็นรายได้ของปีปัจจุบัน)

1.2 กรณีเงินในบัญชีมีน้อยกว่าข้อเท็จจริง สถานการณ์แบบนี้มักไม่ค่อยได้พบบ่อยนัก อาจเป็นไปบ้างในกรณีกิจการมีการบันทึกรายการรายได้ไม่ถูกต้องตามข้อเท็จจริง หรือไม่บันทึกรายการรายได้ แต่มีหลักฐานชัดเจนว่าเกิดรายได้ขึ้นจริง ซึ่งหากมีเหตุการณ์ลักษณะนี้ เกิดขึ้นในอดีต และเอกสารหลักฐานการรับเงินในอดีต บันทึกปรับปรุงข้อผิดพลาดโดย

เดบิต เงินสด (ต้นงวด-แต่ทั้งนี้ต้องมีหลักฐานชัดเจนแสดงว่าเงินสดที่มีอยู่จริงสูงกว่าเงินสดในบัญชี)

เครดิต กำไรสะสม (บันทึกรายการรายได้ที่เกิดขึ้นในอดีต) กรณีที่เกิดในขึ้นงวดปัจจุบัน หากมีการตรวจสอบหลักฐานชัดเจนว่าเป็นรายได้ของปีปัจจุบัน จะบันทึกรายการโดย เดบิต เงินสด (มีหลักฐานชัดเจนแสดงให้เห็นว่าเงินสดที่มีอยู่จริงสูงกว่าเงินสดในบัญชี) เครดิต รายได้จากการขาย/บริการ (ส่วนของผลต่างที่เกิดขึ้นจากรายได้ในปีปัจจุบัน)


อ้างอิง : ตัวอย่างเพื่อประกอบความเข้าใจในการปรับปรุงบัญชี เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด, สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์, 2559.